向いている業務
- 業種
- 見積書をファイルで受け取る事業者
- 部門
- 購買・経理・営業管理
- 実行頻度
- 平日の定期確認。1実行1ファイル、1日3〜10回を想定
- 作業量の試算（未実測）
- （未実測）月800分−承認200分−例外対応120分−運用保守120分＝月360分を想定
Google Drive見積書OCRGoogle スプレッドシート
Google Driveに見積書が置かれたら承認済み項目をGoogle スプレッドシートへ記録する
定期実行ごとにGoogle Driveの未処理の最新見積書を1ファイルだけ取得し、OCR結果を人が確認してGoogle スプレッドシートへ記録する構成の設計例です。
設計例（未検証）:
この手順は Pigeon Workflow のノードで組める構成として設計したもので、実機での検証記録はまだありません。導入時は下の「検証時に確認する項目」を自社条件で確認してください。
Fit
このレシピが向く条件と対象外
Workflow
ワークフロー図
見積書を定期確認
定期実行（自動起動）
対象フォルダの最新1ファイルを取得
Google Drive 取得
処理済みfileIdを台帳から取得
スプレッドシート取得
fileIdと更新日時を照合
データ結合
content_urlまたはbase64で文字化
画像から文字読み取り（OCR）
取引先や金額を抽出
AI 抽出
元ファイルと抽出項目を確認
手動承認
承認済み項目を記録
スプレッドシート書き込み
記録結果を再取得
スプレッドシート取得
例外・確認の分岐
Google Drive 取得 から分岐
- 対象フォルダの更新日時が最新の1件だけを選択
- content_urlまたはbase64とメタデータを取得
- 対象なしなら処理を終了
複数件を後段へ展開せず、1実行につき1ファイルだけを処理する
データ結合 から分岐
- 台帳の処理済みfileIdを除外
- fileIdと更新日時で同じ組み合わせの再投入を検知
- 一致したら後段をスキップ
同じfileIdでも更新日時が変わったファイルは改めて承認対象にする想定
手動承認 から分岐
- 承認期限切れを検知
- 書き込みを停止
- 担当者の修正先へ戻す
代理承認者と再申請方法を導入前に決める
画像から文字読み取り（OCR） から分岐
- PNG・JPEGなど対応画像か確認
- PDFは事前に対応画像へ変換
- content_urlまたはbase64を渡せない場合は停止
OCRへ渡す形式とサイズを限定し、元ファイルとの人による照合を残す
再実行や重複防止の扱いは、上の『例外・確認の分岐』に記載しています。
Verification checklist
検証時に確認する項目
- データ：個人情報、AIの処理先、保存期間、通知先に表示する項目を確認する。
- 認証：OAuthやAPIキーを最小権限にし、Webhook署名と秘密情報の更新・失効手順を確認する。
- 復旧：順序逆転、同時実行、レート制限、上限付き再試行、結果不明時の手動復旧を確認する。
- 承認：承認期限、代理承認者、却下・期限切れ後の修正先を確認する。人の承認を使わない手順では確認担当と停止条件を決める。
- 運用：運用担当者、停止・再開の判断者、障害時の連絡先を決める。
- 記録：実行結果と例外対応の記録先（台帳）と保存期間を決める。
Integrations & permissions
必要な連携と権限
Google Drive
対象フォルダから更新日時が最新の1ファイルと、そのcontent_urlまたはbase64を取得し、台帳にある処理済みfileIdは後段へ進めません。
OCR・AI 抽出・手動承認
PNG・JPEGなどの対応画像をOCRへ渡します。PDFは対応画像への変換を前提とし、項目抽出後は元ファイルと人が照合します。
Google スプレッドシート
fileId、更新日時、取引先、金額、見積日、有効期限を記録し、次回実行の除外台帳として使います。
必要な権限・アカウント
- Google Driveの読み取り権限
- 見積書を置く対象フォルダだけに限定し、ファイル本体、fileId、更新日時を取得できる設定にします。
- Google スプレッドシートの読み取り・編集権限
- 処理済みfileIdの除外、fileIdと更新日時の照合、承認済み項目の追加に使います。
- 承認担当者のPWアカウント
- 元ファイルと抽出値の確認、承認、却下に使います。
Exception handling
例外時の挙動
Google Drive 取得 から分岐
- 1. 対象フォルダの更新日時が最新の1件だけを選択
- 2. content_urlまたはbase64とメタデータを取得
- 3. 対象なしなら処理を終了
複数件を後段へ展開せず、1実行につき1ファイルだけを処理する
データ結合 から分岐
- 1. 台帳の処理済みfileIdを除外
- 2. fileIdと更新日時で同じ組み合わせの再投入を検知
- 3. 一致したら後段をスキップ
同じfileIdでも更新日時が変わったファイルは改めて承認対象にする想定
手動承認 から分岐
- 1. 承認期限切れを検知
- 2. 書き込みを停止
- 3. 担当者の修正先へ戻す
代理承認者と再申請方法を導入前に決める
画像から文字読み取り（OCR） から分岐
- 1. PNG・JPEGなど対応画像か確認
- 2. PDFは事前に対応画像へ変換
- 3. content_urlまたはbase64を渡せない場合は停止
OCRへ渡す形式とサイズを限定し、元ファイルとの人による照合を残す
FAQ
よくあるご質問
この手順は検証済みですか？
設計例です。実機での検証記録はまだありません。検証時に確認する項目は本ページの一覧のとおりです
同じ見積書を再度取り込んだらどうしますか？
Google DriveのfileIdと更新日時を台帳と照合し、同じ組み合わせは書き込まない想定です。1実行で扱うのは未処理の最新1ファイルだけです。
PDFや複数ページの見積書も対象ですか？
主経路はcontent_urlまたはbase64で渡せるPNG・JPEGなどの対応画像に限定します。PDFは事前に対応画像へ変換し、ページ数とOCR上限を導入前に確認する想定です。
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